Älykäs automaatio, joka maksaa itsensä takaisin

Automaation avulla taklataan useimmin toistuvia ja volyymiltaan suurehkoja työtehtäviä. Tällaisiin työtehtäviin lukeutuvat mm. erilaiset tilauskäsittelyt, erilaiset raportit ja niiden muodostaminen, taloushallinnon erilaiset työtehtävät sekä erilaisten rekisterien hallinnat. Älykkään automaation avulla voidaan myös usein pidentää järjestelmien käyttöaikaa, sillä ohjelmistorobottien avulla saadaan järjestelmiin luotua sellaisia toiminteita, joita järjestelmässä ei ole välttämättä valmiina. Järjestelmäintegraatioihin verrattuna automaation luominen on useimmissa tapauksissa huomattavasti kustannustehokkaampaa sekä aikataulullisesti nopeampaa.

Vaikka ohjelmistorobotti toimii väsymättömästi haluttaessa vaikkapa kellon ympäri, tarvitsee se ihmisen tapaan välillä huoltoa. Tästä syystä sitoudumme tarjoamaan jokaiselle rakentamallemme ohjelmistorobotille myös ylläpitopalvelun, jolla varmistetaan robotin jatkuva toiminta. Koska järjestelmät ja toimintatavat automatisoitavan prosessin takana useasti muuttuvat, saattaa robotti tarvita myös lisäopetusta muuttuneiden olosuhteiden vuoksi.

Ylläpidolla myös katetaan robotin käytöstä syntyvät kustannukset. Näin ollen robotin käytöstä ei synny ylläpitokustannuksen lisäksi mitään kustannuksia. Ylläpito sisältää myös sovitun määrän robotille varattuja ylläpitotunteja kuukausittain, joita voidaan käyttää esimerkiksi tunnusten tai mahdollisten virheiden tunnistamiseen. Ylläpidon osalta seurataan robotin operatiivista toimintaa ja nostetaan esiin mahdollisia virhetilanteita, sekä korjataan mahdollisia tulevia virheitä proaktiivisesti.

Robotiikkahankkeen kustannukset muodostuvat määrittelyvaiheesta, itse ohjelmistorobotin kehittämisestä, testauksesta sekä ylläpidosta. Määrittelyvaiheessa tehdään robotin toimintaan liittyvä tarkka vaatimusmäärittely, jossa robotin toiminta ja mahdolliset poikkeustilanteet käydään läpi. Kehitystyö sisältää robotin varsinaisen tekemisen ja testaamisen mahdollisessa testiympäristössä, sekä tuotannossa. Ylläpitovaihe varmistaa robotin toiminnan jatkuvasti muuttuvissa ympäristöissä, sekä mahdolliset virheiden korjaukset.

Projektit eivät vaadi yrityksenne osalta erityistä ohjelmistorobotiikan osaamista tai mittavaa ajallista työpanosta. Asiakkaan suuntaan automaatioprojekti vaatii työpanoksen seuraavilta henkilöiltä:

Prosessiasiantuntija: Substanssiosaaminen automatisoitavasta prosessista. Prosessiasiantuntija  osallistuu aktiivisesti ohjelmistorobotin määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon.

IT: Vastaa robotin toimintaan liittyvistä valmisteluista, kuten tunnuksista ja tarvittavista pääsyistä järjestelmiin sekä ympäristöihin.

Projektipäällikkö: Vastaa automaatiohankkeen koordinoinnista. Projektipäällikkö voi myös tarvittaessa olla prosessivastaavan roolissa, mikäli substanssiosaaminen prosessista on tarvittavalla tasolla.

Ajallisesti automaatioprojekti vie organisaatioltasi vain yksittäisiä tunteja IT:n ja Projektipäällikön osalta. Riippuen automatisoitavan prosessin laajuudesta, Prosessiasiantuntijan osuus projektin alussa on noin 1-2 päivää.

Ohjelmistorobotin takaisinmaksuaika on yleensä kustannuksiin verrattuna suhteellisen lyhyt. Tavallisesti ohjelmistorobotti maksaa itsensä takaisin 3–12 kuukauden aikana riippuen automatisoitavasta prosessista. Kaikki hyödyt, kuten virheiden vähentyminen sekä työhyvinvointi eivät välttämättä ole muutettavissa suoraan rahalliseksi hyödyksi. Hyötyjä voidaan monessa tapauksessa kuitenkin jälkikäteen laskea esimerkiksi turhien uudelleentarkastuksien sekä reklamaatioiden vähentymisenä.

Laatukiihdyttämön tapauksissa asiakkaille pyritään laskemaan mahdollisimman tarkat takaisinmaksuajat kustannuksien ja ohjelmistorobotin tuomien hyötyjen mukaan. Laskelmat tehdään business case-tyylisesti, laskien mukaan ihmisen tarvittavat työtunnit prosessin tekemiseen vs. robotin kehittämisestä syntyvät kustannukset.

Ohjelmistorobotiikasta on monenlaisia hyötyjä, joista merkittävimpiä ovat kustannustehokkuus, työajan vapautuminen sekä laadun parantuminen. Työvaiheiden automatisoinnilla voidaan näin ollen vaikuttaa positiivisesti sekä asiakkaiden, että henkilöstön tyytyväisyyteen.

Muita automaation luomia hyötyjä:

• Tuottavuuden ja kustannussäästöjen kasvu
• Inhimillisten virheiden vähentyminen
• Prosessien läpivientiaikojen nopeutuminen
• Työn läpinäkyvyyden ja mitattavuuden kasvu
• Uusien työvaiheiden suorittaminen, joita järjestelmät eivät ole aikaisemmin mahdollistaneet