Menu
Päivitetty 3.9.2021
Tältä sivulta löydät yleistietoa Q-Factory Oy:n tietosuojakäytännöistä sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 679/2016) mukaiset tietosuoja- ja rekisteriselosteet.
Q-Factory Oy on tietotekniikkapalveluja ja ohjelmistoratkaisuja tuottava konsulttiyritys. Vankka osaamisemme ja henkilöstömme pitkä kokemus johtaa laadukkaisiin ja tietoturvallisiin ratkaisuihin joissa henkilön tietosuoja on huomioitu vastuullisesti lain ja asetusten edellyttämällä tavalla.
Q-Factory Oy pyrkii jatkuvasti parantamaan tietoturvan ja tietosuojan hallinnan tasoa ja ennaltaehkäisemään siihen kohdistuvia uhkia. Toteutamme tätä yhdessä koko henkilöstömme ja kaikkien sidosryhmiemme kanssa.
Tietoturvan ja tietosuojan tavoitteet määritellään yrityksemme tietoturvapolitiikassa, ja se on osa yrityksemme riskien hallintaa perustuen ISO-27001 ja ISO-9001 standardeihin, VAHTI-suosituksiin sekä tietotekniikan alan parhaisiin käytäntöihin.
Q-Factory Oy seuraa tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä standardeja, lainsäädäntöä ja asetuksia ja ryhtyy tarvittaessa näihin tapahtuvien muutosten edellyttämiin toimenpiteisiin.
Tietoturvapolitiikkamme keskeisiä tavoitteita ovat:
Henkilöstömme on velvoitettu osallistumaan asiaan kuuluvaan koulutukseen ja sitoutumaan tietoturvapolitiikan ja ohjeistuksen noudattamiseen.
Q-Factory Oy (Y-tunnus 2317171-8)
Kauppaneuvoksentie 8, 00200 Helsinki
+358 10 336 2600
Tietosuojavastaava
Tuomas Huokuna
puhelin: +358 (50) 466 2727
sähköposti: tuomas.huokuna (at) q-factory.fi
Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa osoitetaan sähköpostiosoitteeseen tietosuoja(at)q-factory.fi
Q-Factory Oy:n markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Evästeiden osalta käsittelyperusteena on käyttäjän antama suostumus tai, sivun toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden osalta, oikeutettu etu. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan verkkosivulla.
Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän palveluiden ja tapahtumien markkinointiin sekä potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden sekä kumppaneiden yhteydenpitoon ja asiakas- ja kumppannuussuhteiden ylläpitoon.
Välttämättömiä evästeitä käytetään varmistamaan sivun toiminta. Muita evästeitä käytetään rekisterinpitäjän palvelujen ja verkkosivun kehittämiseksi.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja
Lisäksi rekisteriin voidaan kerätä tietoja rekisteröidyn osallistumisista ja ilmoittautumisista rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin.
Rekisterin sisältämiä tietoja kerätään asiakas- tai kumppanuussuhteen kautta, verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta sekä tapahtumiin ilmoittautumisista ja osallistumisista.
Evästeet tallennetaan verkkosivun käyttämisen yhteydessä.
Lisäksi tietoja voidaan kerätä muiden haku- tai vastaavia palveluja tarjoavien rekisterinpitäjien rekistereistä tai julkisista lähteistä.
Rekisterin sisältöä ei lähtökohtaisesti luovuteta eikä siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen pohjalta.
Rekisteri on olemassa vain sähköisessä muodossa yrityksen korkean turvaluokituksen pilvipalvelussa ja se on suojattu asianmukaisin hallinnollisin ja teknisin suojausmenetelmin.
Rekisteriin pääsy on mahdollista vain salatulla yhteydellä sekä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja sen käyttöoikeus on rajattu vain rekisterinpitäjän omaan henkilökuntaan kuuluville henkilöille joiden tehtävät edellyttävät rekisterin käyttöoikeutta. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus ja henkilöstö on saanut asianmukaisen tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvän koulutuksen.
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin tarpeellista suhteessa niiden käyttötarkoitukseen. Rekisterin tietosisältöä, käytön oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään kolmen (3) vuoden välein.
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
b) Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot korjataan tai niitä täydennetään.
c) Oikeus tietojen poistoon
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistoa, jos: – henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten – henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä jos: – rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden – käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa niiden poistamista ja sen sijaan vaatii niiden käytön rajoittamista – rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
e) Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella mikäli rekisterinpitäjä ei voi osoittaa että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
f) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat rekisterin tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
g) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle joka on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu, mikäli rekisteröity katsoo että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Kaikki tietopyynnöt ja muut yhteydenotot tulee toimittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kohdassa 2. mainittuun yhteysosoitteeseen.
Q-Factory Oy (Y-tunnus 2317171-8)
Kauppaneuvoksentie 8, 00200 Helsinki
+358 10 336 2600
Tietosuojavastaava
Tuomas Huokuna
puhelin: +358 (50) 466 2727
sähköposti: tuomas.huokuna (at) q-factory.fi
Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa osoitetaan sähköpostiosoitteeseen tietosuoja (at) q-factory.fi
Q-Factory Oy:n rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on rekisteröidyn suostumus. Suostumukseksi katsotaan rekisteröidyn toimittama työhakemus ja sen mahdolliset liitteet.
Henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän rekrytointiprosessissa.
Rekisterin sisältöä ei voida sen luonteen vuoksi täysin määrätä ennalta henkilöittäin sillä se voi sisältää henkilön vapaamuotoisesti antamia tietoja. Yleensä rekisteri sisältää vähintään seuraavia tietoja:
Pääsääntöisesti tietolähde on rekisteröity henkilö itse. Lisäksi rajatummin tietoja voidaan kerätä potentiaalisista kontaktoitavista rekrykandidaateista esimerkiksi yhteistyökumppanien, oman henkilöstön tai henkilöiden itse julkaiseman (esimerkiksi ammatillisessa sosiaalisessa mediassa, LinkedIn) tiedon kautta.
Rekisteröidyn suostumuksella kerätty rekisterin sisältö voidaan luovuttaa rekrytointiprosessiin osallistuvalle Q-Factory Oy:n henkilöstölle sekä potentiaalisille rekisteröidyn henkilön toimeksiantajille joita ovat Q-Factory Oy:n asiakkaat.
Muualta kuin rekisteröidyltä itseltään kerättyä tietoa ei luovuteta muille kuin rekrytointiprosessiin osallistuvalle Q-Factory Oy:n henkilöstölle.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen pohjalta.
Rekisterin sisältöä ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisteri on olemassa sähköisessä muodossa yrityksen korkean turvaluokituksen pilvipalvelussa ja se on suojattu asianmukaisin hallinnollisin ja teknisin suojausmenetelmin. Lisäksi osia rekisteristä voidaan tulostaa paperikopioiksi.
Pilvipalvelussa sijaitsevaan rekisteriin pääsy on mahdollista vain salatulla yhteydellä sekä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja sen käyttöoikeus on rajattu vain rekisterinpitäjän omaan henkilökuntaan kuuluville henkilöille joiden tehtävät edellyttävät rekisterin käyttöoikeutta. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus ja henkilöstö on saanut asianmukaisen tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvän koulutuksen.
Paperikopioita säilytetään lukitussa tilassa johon on pääsy vain rekisterinpitäjän omaan henkilökuntaan kuuluville henkilöille joiden tehtävät edellyttävät rekisterin käyttöoikeutta.
Rekisteriin kerättyjä tietoja tarkastellaan yhden (1) vuoden välein ja tarkastelun yhteydessä tiedot joiden osalta rekrytointiprosessi ei ole johtanut työsuhteeseen, poistetaan. Rekrytointiprosessin johtaessa työsuhteeseen, tiedot rekrytointirekisteristä poistetaan välittömästi.
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
b) Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai epätarkat henkilötiedot korjataan tai niitä täydennetään.
c) Oikeus tietojen poistoon
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistoa, jos: – henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten – henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä jos: – rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden – käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa niiden poistamista ja sen sijaan vaatii niiden käytön rajoittamista – rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietoja niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
e) Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella mikäli rekisterinpitäjä ei voi osoittaa että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
f) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat rekisterin tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
g) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle joka on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu, mikäli rekisteröity katsoo että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Kaikki tietopyynnöt ja muut yhteydenotot tulee toimittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle kohdassa 2. mainittuun yhteysosoitteeseen.