PDFExtractor – automaattista PDF:n käsittelyä

Lähes jokaisella työpaikalla on lomakkeisiin, kaavakkeisiin, laskuihin, lähetyslistoihin ja muihin asiakirjoihin liittyviä askareita, jotka vievät työntekijöiltä mielekkyyteensä nähden aivan liikaa aikaa. QAutomaten PDFExtractor on taustalla toimiva työpöytärobotti, joka lukee, käsittelee ja syöttää tietoa PDF-tiedostoista yrityksen järjestelmiin säästäen näin aikaa, rahaa sekä vapauttaa työntekijät tekemään tärkeämpiä asioita. PDFEXtractorin käyttöönotto on erittäin helppoa: robotille opetetaan ensin haluttujen PDF-tiedostojen rakenne ja paikat missä mikäkin tieto sijaitsee. Tämän avulla se osaa lukea tiedon oikein ja osaa syöttää sen oikeassa muodossa järjestelmään. Tämä johdosta robotti on yhteensopiva muotoilultaan ja sisällöltään erityylisten tiedostojen kanssa.

Yhtenä hyvänä ja yleisenä esimerkkinä toimivat sähköpostissa saapuvat laskut. Monessa yrityksessä jokainen lasku käsitellään vieläkin manuaalisesti ihmisen toimesta. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että ensin joku lukee saapuneen sähköpostin, avaa liitteenä olevan PDF:n ja tämän jälkeen syöttää laskussa olevat tiedot käsin yrityksen tietojärjestelmään (reskontraohjelmisto, ERP yms.). Jo yhden laskun syöttäminen voi olla aikaa vievä urakka, mikäli rivejä on paljon ja ne sisältävät tarkkuutta vaativaa tietoa (tuotenumerot, mitat jne.). Usein laskuja on monta, jolloin työhön käytetty aikakin kasvaa merkittävästi.

Sähköpostien luvussa ja tiedon käsittelyssä voidaan käyttää hyödyksi tekoälyä, joka mahdollistaa entistä tarkemman ja varmemman lopputuloksen. Tämän johdosta myös hiukan epäselvempi, käsin kirjoitettu teksti pystytään lukemaan oikein. Robotti vielä merkitsee jokaisen tietueen ja kentän, jonka täytössä ei olla onnistuttu 100 % tarkkuudella, jolloin ihmisen tehtäväksi jääkin vain lopuksi katsoa ja tarkistaa kaikki merkityt kohdat, jotta syötetty tieto on virheetöntä. Robotti ei siis täysin korvaa ihmistä, ellei vastaanotettu data ole täysin virheetöntä – jota se harvoin on.

Yllä oleva esimerkki on vain yksi monista käyttötarkoituksista. PDFExtractor helpottaa ja virtaviivaistaa kaikkia PDF-tiedostojen lukemiseen ja prosessointiin liittyviä toimintoja. Rautaiset ammattilaisemme räätälöivät jatkuvasti yrityksille mittatilaustyönä toimiva ratkaisuja, jotta robotista saadaan irti kaikki hyöty parhaalla mahdollisella tavalla.

Ota siis yhteyttä ja esittelemme mielellämme kaikkia PDFExtractorin tuomia mahdollisuuksia ja miten se voi auttaa ja tehostaa teidän yrityksenne toimintaa.

QAutomate Oy on Q-Factory Oy:n ohjelmistorobotiikan teknologiakumppani.

Olli Ripatti
Olli Ripatti
Jaa blogi
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin