Edellisessä blogikirjoituksessa käsiteltiin sitä, miksi ohjelmistorobotiikkaan ei kannata suhtautua kuin ohimenevään muoti-ilmiöön, vaan antaa rohkeasti sille mahdollisuus.

Tässä blogissa avaan RPA-projektin kulkua tavoitteenani tehdä selväksi, ettei ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ole monimutkaista tai mystistä. Pelot ja ennakkoluulot voi siis sulloa roskikseen ja keskittyä katselemaan robotiikan tuomia hyötyjä.

1. Kartoitus, keskustelu ja Kiihdyttämö

Ohjelmistorobotiikan perusajatuksena on tuoda automaatiota vaiheittain mukaan tehostamaan työntekoa sekä vapauttamaan ihmiset puuduttavasta ja rutiininomaisesta työstä. Projekti alkaa yleensä kartoitusvaiheella, jossa etsitään kehityskohteet ja pohditaan niitä hyötyjä, joita ohjelmistorobotiikka voisi työvaiheeseen tai prosessiin tuoda.

Kehitystarpeita löytyy aina, joten yleensä päädytään tarkastelemaan volyymeita ja mittaluokkaa. Jos jokin asia toistuu kerran viikossa, sen automatisointi ei välttämättä ole kannattavaa. Mutta jos esimerkiksi myyjä joutuu aina tilausta tehdessään täyttämään tiedot manuaalisesti kolmeen eri järjestelmään ja tämä toistuu päivittäin, automaation avulla voidaan hyvinkin vapauttaa aikaa itse myyntityöhön tilausten täyttelemisen sijasta. Automatisoitavien tehtävien hyödyt on tärkeää myös arvottaa selkeästi jotta voidaan varmistua saatavasta hyödystä.

Q-Factoryn Kiihdyttämö on koettu hyväksi työkaluksi alkutilanteen määrittelyssä. Päivän mittainen työpaja perehdyttää robotiikkaan sekä on perinteistä auditointia nopeampi tapa selvittää saatavia hyötyjä kyseisestä organisaatiosta.

2. Pilotointi

Mikäli tarve on selkeä, suora ja valmiiksi tunnistettu, voidaan hypätä ykköskohdan yli suoraan käytäntöön. Hyvän suunnittelun merkitystä on turha aliarvioida, mutta monesti vasta pilotointivaiheen rohkea kokeilu näyttää lopullisen suunnan sille, mitä ja miten työtä kannattaa automatisoida myös kokeilun jälkeen.

Pilotointivaiheessa testataan myös organisaation valmiutta hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa sekä käytössä olevien teknologioiden yhteensopivuutta. Organisaatio saa konkreettisen sisäisen esimerkin ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä, eli kyseessä on myös eräänlainen oppimiskokemus. Osaamisen ja ymmärryksen syventyessä löytyy lähes aina lisätarpeita tai tilanteita, joita ei ole osattu ennalta arvata.

Pilotointivaiheessa kokeileva luonne ja uteliaisuus avaavat eniten uusia ovia. Motivointi on niin ikään tärkeää, ja jo tässä vaiheessa tulisi ottaa loppukäyttäjät mukaan kehityshankkeeseen. Mitä enemmän käyttäjät pääsevät näkemään työkalunsa rakentumista, sitä halukkaampia he ovat sen käyttämiseen ja jatkokehittämiseen

3. Käyttöönotto, kehitys ja hyödyntäminen

RPA-ratkaisun implementointivaiheessa on tärkeää, että asiakkaan puolelta mukana on ainakin robotiikan omistaja. Organisaatiossa toimivat robotit ovat usein parhaita muutosvastarinnan ja huolien hälventäjiä sekä esimerkkejä mahdollisuuksista.  Näin ollen sekä motivointi että toteutusten esittely on hyvä pitää mielessä tässäkin vaiheessa. Työntekijöille, joiden työhön RPA-ratkaisu vaikuttaa, tulee antaa avoin ja realistinen kuva siitä, mitä ohjelmistorobotti tekee, mitä ei ja kuinka se voi tuoda lisäarvoa sekä mielekkyyttä työntekoon. Välillä huolena on pelko siitä, että robotti syrjäyttää ihmisen, sanottiin tätä ääneen tai ei. Tämä ei nykyteknologian valossa kuitenkaan ole mahdollista, vaan robotti kykenee vain tehostamaan ja avustamaan ihmisen toimintaa.

Selkeintä ja helpointa on ottaa ratkaisu käyttöön vaiheittain, eikä yrittää kerralla automatisoida koko prosessia. Kun ratkaisu on todettu kapealla sektorilla toimivaksi, sitä levennetään ja syvennetään. Yhden osa-alueen tai työtehtävän automatisointi ei tee autuaaksi eikä myöskään pysty yksin tarjoamaan ennalta määritettyjä hyötyjä suhteessa hintaan. Kaikkea työtä ei ole tarpeellista tai edes mahdollista automatisoida, mutta tilausketjun eteneminen sujuvasti myynnistä tuotantoon kuulostaa jo järkevältä.

4. Toimintamalli, seuranta ja mittaaminen

RPA on yksinkertaistettuna ohjelmistopohjaista automaatiota, jota pitää seurata ja arvioida kriittisesti. Jos RPA-ratkaisu on laitettu esimerkiksi viemään myytyjä tilauksia tuotantoon, pelkkä kappalemäärä ei vielä kerro hyödystä. Kun kaivetaan syvemmälle ja saadaan selville, että ohjelmistorobotin aikaansaaman ajansäästön seurauksena myyjille on jäänyt aikaa tehdä enemmän kauppaa, voidaan puhua euromääräisestä hyödyistä muutenkin kuin vapautuneena aikana.

Robotiikka alkaa tuottamaan lisäarvoa vasta kun se on viety tuotantoon ja toimii siellä. Näin ollen myös toimintamallin tulee olla selkeä ja sovittu jotta kehitys, ylläpito ja seuranta on tehokasta. Seurannan ja mittaamisen perusteella pitäisi pystyä vastaamaan kysymykseen MIKSI jotakin on automatisoitu. Hyöty voi olla esimerkiksi virheiden väheneminen, sillä kaikki hyödyt eivät usein ole pelkästään euroissa mitattavaa vaan tuloksena voi lisäksi olla vaikkapa työn mielekkyyden kohoaminen.

On hyvä muistaa, että ratkaisu ei koskaan ole välittömästi täysin valmis. Ensin varmistetaan, että ratkaisun osaamistaso on riittävä, jonka jälkeen tehdään tarvittavat parannukset ja säädöt. Vasta sitten voidaan arvioida, onko kyseessä hitti vai huti. Pahimmassakin tapauksessa tilanteesta, työprosesseista ja toimintatavoista on opittu uutta. Prosessin perkaaminen tarjoaa valtavan määrän lisäinformaatiota, jonka avulla toimintaa voidaan kehittää edelleen, oli käytössä ohjelmistorobotiikkaa tai ei.

5. Älyn lisääminen

Teknologiat kehittyvät nykyään nopeasti, samoin ohjelmistorobotiikka. Seuraava askel on älyn lisääminen automaatioon, eli lisätään ohjelmistorobottien mahdollisuuksia toimia tekoälyn tavoin.

Älyn lisääminen helpottaa myös erillisten prosessien yhdistämistä, eli ohjelmistorobotti oppii ylittämään niin sanotut saumakohdat ja tekee päätöksiä olemassa olevan tiedon pohjalta. Tilausten ei tarvitse tulevaisuudessa olla sataprosenttisen strukturoituja, vaan ohjelmistorobotti pystyy esimerkiksi poimimaan olennaiset tiedot tavanomaisesta muodosta poikkeavistakin tilauksista.

Pistetäänkö pilotti pyörimään vai tavataanko ensin Kiihdyttämön merkeissä?

Ota yhteyttä ja etsitään yhdessä oikea etenemisjärjestys.

Klikkaa TÄSTÄ, jos haluat maksuttoman Kiihdyttämö-konsultaation

Kirjoittaja: Eero Hyytinen, Ohjelmistorobotiikan asiantuntija