Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen yrityksissä yleistyy ja liiketoiminnan lisäksi automatisointi ylettyy usein myös taustatoimintoihin. ICT-alan johtava tutkimus- ja konsultointiyritys Gartner nimesi kesäkuussa 2019 ohjelmistorobotiikan kovinta vauhtia kasvavaksi ohjelmistomarkkinoiden osa-alueeksi.
RPA:ta ei voi pitää ohimenevänä ilmiönä, vaan se on toimivaksi todettua ja testattua teknologiaa, jonka käyttö on kohta yhtä arkipäiväistä kuin sähköpostinkin. Esittelen seuraavaksi viisi syytä, miksi ohjelmistorobotiikalle kannattaa antaa mahdollisuus.
1. Kustannustehokkuus
Robotti ei tarvitse taukoja ja tekee töitä väsymättä 24/7, mutta kustannustehokkuudella on tässä tapauksessa myös syvällisempi merkitys. Kun puhutaan työn tehostamisesta ja virheiden vähentämisestä, rahallinen hyöty tulee eteen niin viivan alla kuin rivien välissäkin. Euromääriä on helppo mitata ja esittää laskelmia, mutta kustannustehokkuus pitää sisällään myös varsinaisista euroista irrallisen ajansäästön.
Jos jokin työtehtävä osoittautuu automatisoinnin arvoiseksi, rahallinen hyöty kyllä seuraa perässä. Robotiikkaratkaisun ydin piileekin oikeiden automatisointikohteiden tunnistamisessa. Parhaat tulokset saavutetaan, kun RPA valjastetaan tehostamaan yrityksen jokapäiväisiä toimintoja. Mitä enemmän toistoja, sitä enemmän säästöjä joka sektorilla.
2. Tarkkuus ja tasapuolisuus
Uupumaton ohjelmistorobotti ei stressaa tai sorru väsyneenä inhimillisiin virheisiin. Robottiratkaisu kahlaa sata CV:tä läpi sekunneissa ja tarjoaa työntekijöitä kaipaavalla rekrytoijalle parhaat ehdokkaat pestiin määriteltyihin hakijakriteereihin perustuen.
Ohjelmistorobotin vahvuus onkin objektiivisuus ja vaikka se ohjelmointinsa pohjalta pyrkii imitoimaan ihmisen toimintaa, robotti on ennakkoluuloista vapaa eikä sitä lähtökohtaisesti kiinnosta esimerkiksi hakijoiden nimi tai sukupuoli. Rekrytoijan pöydälle päätyvät pätevimmät ja sopivimmat hakijat.
3. Skaalaamalla sopiva koko
Muutama vuosi sitten ohjelmistorobotiikkaa markkinoitiin isojen yritysten tuottavuusloikkaa vauhdittavana työvälineenä ja järkevän takaisinmaksuajan edellytyksenä oli valtava volyymi. Teknologian nopeassa kehitysvauhdissa aloituskustannukset ovat kuitenkin laskeneet. Esimerkiksi pienissä yrityksissä toiminnot ovat yksinkertaisia ja liikkuvia osia on suhteellisen vähän, joten työaikaa säästävän ratkaisun kehityskustannukset pysyvät maltillisina.
Koska RPA-ratkaisu ei vaadi erillisiä järjestelmäintegraatioita, käyttöönotto käy nopeasti ja tuloksia syntyy niin ikään äkkiä. Ohjelmistorobotteja on myös töissä aina tarvittava määrä.
4. Sataprosenttisen seurattava
Yksi ohjelmistorobotiikan verrattomista eduista on sen seurattavuus. RPA-ratkaisu tarjoaa mittavan määrän tietoa tapahtumista ja suorituskyvystään. Se raportoi automaattisesti onnistumiset ja ongelmat, joiden pohjalta toimintaa voi tehostaa entisestään.
Ihmiset tekevät virheitä ja joskus sellaista sattuu robotin ohjelmointivaiheessa. Nämäkin virheet ovat helposti jäljitettävissä ja virhelokin perusteella vastaavat tapaukset saadaan rajattua pois.
5. Paremmat prosessit
RPA-ratkaisun rakentaminen lähtee liikkeelle tarpeen kartoituksesta ja toteutuksen määrittelystä. Koko organisaation toimintaa tarkastellaan sopivien automatisointikohteiden löytämiseksi ja työntekijät voivat tuoda itse esille toistuvia työtehtäviä. Oikeaan väliin valjastettu ohjelmistorobotti vapauttaa työtunteja tuottavampaan työhön puuduttavien rutiinien sijaan.
Määrittelyvaiheessa pyritään kyseenalaistamaan vanhoja toimintamalleja ja tutkimaan, voisiko ohjelmistorobotti oikaista ja selkeyttää joitakin prosesseja. RPA-ratkaisua kannattaakin katsoa niin, että sen kehittäminen tukee koko organisaation prosessikehitystä.
Vaikka kartoitusvaiheessa todettaisiin, ettei ohjelmistorobotille sopivaa työsarkaa löydy, oman toiminnan tarkastelu kannattaa aina.
Kirjoittaja:
Katariina Nousiainen
Business Analysis Consultant
katariina.nousiainen@q-factory.fi
